Käyttääkö henkilöstösi tekoälyä ilman yrityksen yhteisiä pelisääntöjä?
Käyttääkö henkilöstösi tekoälyä ilman yrityksen yhteisiä pelisääntöjä?
Tekoäly on tullut työpaikoille usein ennen yrityksen päätöstä sen käyttöönotosta.
Työntekijät voivat hyödyntää tekoälypalveluja tekstien kirjoittamiseen, tarjousten valmisteluun, tiedonhakuun, asiakasviestintään, kokousmuistioihin, markkinointiin, käännöksiin ja erilaisten aineistojen tiivistämiseen. Käyttö voi helpottaa työtä merkittävästi, mutta samalla yrityksen tietoja saattaa siirtyä palveluihin, joiden käyttöehdoista, tietoturvasta tai tiedonkäsittelystä johto ei ole selvillä.
Työterveyslaitoksen selvityksessä yksittäiset työntekijät käyttivät generatiivista tekoälyä tavallisimmin oman työnsä tukena. Vain 17 prosenttia yksityisen sektorin vastaajista ilmoitti, että työpaikalla oli tekoälystrategia, ja tekoälyn käyttö oli huomioitu riskienarvioinnissa vain kahdeksalla prosentilla vastaajien työpaikoista. [ttl.fi]
Yritysjohdon kannalta kysymys ei siis enää ole vain siitä, pitäisikö tekoälyä alkaa käyttää.
Tärkeämpi kysymys on:
Miten tekoälyä yrityksessä jo käytetään, mitä tietoja siihen syötetään ja millä pelisäännöillä käyttöä johdetaan?
Ohjeistuksen puuttuminen ei estä tekoälyn käyttöä
Jos yrityksellä ei ole tekoälyn käyttöohjetta, henkilöstö joutuu tekemään omat tulkintansa.
Yksi työntekijä voi käyttää tekoälyä vain julkisen markkinointitekstin luonnosteluun. Toinen voi käsitellä samalla työkalulla asiakkaan tarjouspyyntöä, sopimusta, henkilötietoja, hinnoittelua tai yrityksen sisäistä raporttia.
Tällöin yrityksen tietoturva, tietosuoja ja laadunvarmistus perustuvat yksittäisten työntekijöiden arvioihin.
Ohjeistamaton käyttö voi aiheuttaa esimerkiksi seuraavia riskejä:
- asiakas- tai henkilötietojen syöttäminen hyväksymättömään palveluun
- liikesalaisuuksien tai hinnoittelutietojen paljastuminen
- virheellisen tiedon päätyminen tarjoukseen tai asiakasviestintään
- tekoälyn tuottaman aineiston käyttäminen ilman tarkastamista
- tekijänoikeuksiin tai käyttöoikeuksiin liittyvät epäselvyydet
- erilaiset ja keskenään ristiriitaiset toimintatavat
- yrityksen maineeseen vaikuttavat virheet
- liiallinen luottaminen tekoälyn tuottamaan sisältöön.
Tietosuojavaltuutetun toimisto korostaa, että tekoälyjärjestelmän käyttöön ottavan organisaation on arvioitava tietosuojalainsäädännön vaatimukset tapauskohtaisesti. Organisaation pitää arvioida riskit ja tietosuojavaikutukset, käsittelyn lainmukaisuus, henkilötietojen turvallinen käsittely sekä kyky osoittaa tietosuojasääntelyn noudattaminen.
Tekoälyn käyttöohje ei tarkoita tekoälyn kieltämistä
Hyvä tekoälyohjeistus ei estä henkilöstöä hyödyntämästä uutta teknologiaa. Sen tehtävänä on mahdollistaa hyödyllinen käyttö turvallisesti ja yhdenmukaisesti.
Toimiva ohje kertoo selkeästi:
- mitä tekoälypalveluja yrityksessä saa käyttää
- mihin työtehtäviin niitä saa käyttää
- mitä tietoja palveluihin ei saa syöttää
- miten henkilötietoja ja asiakastietoja käsitellään
- milloin tekoälyn tuottama sisältö pitää tarkastaa
- kuka vastaa lopullisesta päätöksestä ja aineistosta
- miten virheistä tai tietoturvapoikkeamista ilmoitetaan
- miten uusien työkalujen käyttöönotto hyväksytään.
Ohjeessa kannattaa erottaa vähintään julkinen tieto, yrityksen sisäinen tieto, luottamuksellinen tieto, henkilötiedot ja erityisen arkaluonteinen aineisto.
Esimerkiksi julkisen verkkosivutekstin tiivistäminen voi olla sallittua hyväksytyllä työkalulla. Asiakkaan sopimuksen, työntekijän terveystiedon, julkaisemattoman tuotekehitysaineiston tai yrityskauppaan liittyvän tiedon käsittely julkisessa tekoälypalvelussa voi sen sijaan olla kokonaan kiellettyä.
Yrityksen johto vastaa käyttötavasta, ei tekoälypalvelu
Tekoäly voi tuottaa uskottavalta vaikuttavaa mutta virheellistä tietoa. Siksi henkilöstön pitää ymmärtää, ettei tekoälyn vastaus ole automaattisesti oikea, lainmukainen tai käyttökelpoinen.
Tekoälyn tuottamaa sisältöä ei pidä käyttää tarkastamatta esimerkiksi:
- asiakastarjouksissa
- sopimuksissa
- taloudellisissa laskelmissa
- henkilöstöpäätöksissä
- teknisissä ohjeissa
- turvallisuuteen vaikuttavissa tehtävissä
- viranomaisille toimitettavissa aineistoissa
- asiakkaalle annettavissa asiantuntijaneuvoissa.
Mitä enemmän tekoälyllä on pääsyä arkaluonteiseen tietoon, järjestelmiin tai päätöksentekoon, sitä suuremmaksi riskipotentiaali kasvaa. Traficomin ja Huoltovarmuuskeskuksen ohjeistus nostaa keskeisiksi tekoälyyn liittyviksi uhkiksi esimerkiksi arkaluonteisen tiedon paljastumisen, virheellisten tuotosten käsittelyn, liiallisen toimivallan ja väärän tiedon.
Lopullisen vastuun pitää siksi säilyä ihmisellä ja yrityksellä.
Tekoälyosaaminen on myös johdon asia
Pelkkä kirjallinen ohje ei riitä, jos henkilöstö ei ymmärrä, miten ohjetta sovelletaan käytännössä.
EU:n tekoälysäädöksen 4 artikla edellyttää tekoälyjärjestelmien tarjoajilta ja käyttöönottajilta toimenpiteitä henkilöstön ja niiden puolesta tekoälyä käyttävien henkilöiden riittävän tekoälyosaamisen tukemiseksi. Arvioinnissa huomioidaan muun muassa henkilöiden osaaminen, koulutus, tekoälyn käyttötarkoitus sekä ne ihmiset, joihin järjestelmän käyttö voi vaikuttaa.
Pk-yrityksessä tämä ei välttämättä tarkoita raskasta koulutusohjelmaa tai erillisen tekoälyjohtajan palkkaamista.
Käytännössä yrityksen kannattaa:
- kartoittaa henkilöstön käyttämät tekoälypalvelut
- tunnistaa tärkeimmät käyttötapaukset
- arvioida tietosuoja- ja tietoturvariskit
- hyväksyä yrityksessä käytettävät työkalut
- laatia ymmärrettävä tekoälyn käyttöohje
- kouluttaa henkilöstö ohjeen soveltamiseen
- nimetä vastuuhenkilö
- tarkistaa ohjeistus säännöllisesti.
Ohjeistuksen laajuuden pitää vastata yrityksen käyttöä ja riskejä. Markkinointitekstin luonnostelu ja tekoälyä hyödyntävä rekrytointi-, luottopäätös- tai turvallisuusratkaisu eivät ole riskitasoltaan samanlaisia.
Yrityksen tekoälystrategia alkaa käyttötarkoituksesta
Tekoälystrategia ei ole luettelo hankittavista ohjelmistoista.
Sen pitää vastata liiketoiminnan kannalta olennaisiin kysymyksiin:
- Mitä ongelmaa tekoälyllä ratkaistaan?
- Missä työvaiheessa hyöty syntyy?
- Mitä tietoa ratkaisu käyttää?
- Millaisia riskejä käyttöön liittyy?
- Kuka tarkastaa tekoälyn tuottaman aineiston?
- Miten hyötyä, laatua ja turvallisuutta mitataan?
- Mitkä tehtävät säilyvät aina ihmisen vastuulla?
Kun nämä kysymykset ratkaistaan, tekoälyn käyttö muuttuu yksittäisistä kokeiluista johdetuksi liiketoiminnan kehittämiseksi.
Tiedätkö, miten tekoälyä yrityksessäsi käytetään tänään?
Jos vastaus ei ole täysin selvä, ensimmäinen tehtävä ei ole uuden tekoälytyökalun hankkiminen.
Ensimmäinen tehtävä on muodostaa kokonaiskuva nykyisestä käytöstä, tiedonkäsittelystä, riskeistä ja liiketoiminnallisista mahdollisuuksista.
KASVUYRITYKSEN Tekoäly käytäntöön™ auttaa pk-yritystä kartoittamaan tekoälyn nykyisen käytön, tunnistamaan hyödyllisimmät käyttökohteet ja laatimaan yritykselle käytännönläheisen tekoälystrategian sekä henkilöstön käyttöohjeen.
Varaa maksuton alkukeskustelu. Selvitetään, miten yrityksesi voi hyödyntää tekoälyä tehokkaasti ilman hallitsemattomia tietosuoja-, tietoturva- ja liiketoimintariskejä.
